Idag ska vi prata om arkivering. Ja, de stod i gårdagens mail att det skulle vara en annorlunda lucka idag men det var nissen som var framme och busade! Men håll tillgodo, det finns roliga saker framöver i kalendern! Även för dig som inte tycker att moms, inventering, deklarationer och fordringar är det roligaste du hört talas om!

Så! Det där med arkivering då. Enligt bokföringslagen ska räkenskapsinformation sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret slutade. Låter det som grekiska? Jag ska förklara!

Hur länge ska det sparas?
De allra flesta räkenskapsår slutar den 31a december. Alla enskilda firmor gör det eftersom de följer den privata deklarationen som görs per kalenderår. Men för tex aktiebolag så kan man ha så kallat brutet år som då kan sluta tex 31a maj eller 30e juni eller 30e oktober eller egentligen vilken månad som helst på året.

Så, regeln att all räkenskapsinformation ska sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret slutade innebär alltså att tex alla företag med räkenskapsår som slutade från 31a januari 2024 till 31a december 2024 ska spara informationen från året 2023/2024 eller 2024 under år 2025-2031.

Vad ska sparas?
Det som räknas som räkenskapsinformation och ska sparas är hela din bokföring som ska kunna presentras i verifikationer, huvudbok, bokslut och ev årsredovisning samt de underlag som specificerar verifikationerna, dvs fakturor, kvitton mm. Tänk att någon om 7 år, som inte kan någonting om ditt företag, ska kunna läsa och förstå din bokföring och vad som skett under året.

Hur gör man då?
Förbered för att arkivera alla underlag. Har du ett bokföringsprogram så är mycket klart då informationen därifrån kan presenteras på olika vis. Om du dessutom har alla bilagor som fakturor och kvitton i bokföringsprogrammet så har du ju redan sett till att de verkligen finns där, i lucka 9. Har du dem fysiskt kan du överväga att scanna in dem (tex med en smart app) och spara dem digitalt. Säkerställ att de finns på ett säkert ställe med svenska servrar och i format som du kan garantera går att läsa i minst 7 år.

Ett sista litet tips!
Det är viktigt att tänka på att det ibland inte räcker med ett kvitto eller en faktura. Ibland kan det tex behövas en förklaring i text och då kan man lägga till ett dokument där man beskriver vad som skett.

Imorgon blir det fokus på avskrivningar!